Liku-Liku Memilih Software BPR

oleh Zinsari

Software yang bagus dan handal tentu merupakan harapan bagi kebanyakan pengurus BPR, selain untuk meningkatkan kualitas informasi, juga dapat meningkatkan citra BPR di mata nasabah maupun masyarakat. Software yang canggih juga dapat mempengaruhi semangat pelayanan seluruh jajaran BPR kepada nasabahnya.

Mendapatkan software yang bagus dan handal ternyata penuh dengan liku-liku, artinya tidaklah gampang untuk menentukan pilihan, apakah buatan si A, si B, atau si C, dan seterusnya.Tak jarang pula BPR terpaksa mengganti software yang sudah ada dengan software yang baru, karena tidak sesuai harapannya. Dikatakan terpaksa, karena sungguh merepotkan kalau kita mengganti-ganti software pada saat mana kita juga harus melayani nasabah dan sekaligus harus memenuhi ketentuan pelaporan kepada Bank Indonesia, Kantor Pelayanan Pajak, dan sebagainya.

Mengapa BPR mengganti software? Beberapa alasan yang sering dijumpai adalah software yang ada sering terjadi error, program macet, laporan tidak memadai, tidak sesuai dengan business process, berbelit-belit susah untuk mengoperasikannya, tidak bisa link dengan sistem pelaporan bulanan Bank Indonesia maupun Sistem Informasi Debitur.

Sudah hampir bisa dipastikan bahwa software yang kita beli tersebut tidaklah dapat kita perbaiki sendiri ataupun modifikasi sendiri, sekalipun anda ahli komputer. Mengapa? Karena umumnya software yang kita beli adalah berupa execute file, yang bagi awam sering dikatakan hanya berupa bahasa mesin, sedangkan program aslinya (source code) ada di tangan pembuat software. Singkat cerita, kita tergantung kepada para pembuat software tersebut. Sering pula para pembuat software tidak memiliki pelayanan purnajual yang baik. Sampai disini, sedikitnya kita menemukan dua hal yang perlu kita pertimbangkan, yaitu masalah pemilihan software dan siapa pembuat software-nya?

PEMILIHAN SOFTWARE

Sebelum kita memilih software mana yang akan dipakai, tentu kita sendiri perlu memahami apa yang kita perlukan, misalnya prihal bagaimana business process yang ada, laporan apa saja yang kita perlukan, serta kaitannya dengan pelaporan kepada Bank Indonesia. Dengan demikian kita dapat meneliti kesesuaian software yang ditawarkan dengan kebutuhan kita. Apabila business process yang ada di BPR dapat dipenuhi oleh software yang ditawarkan, kita dapat meneliti beberapa poin berikut, antara lain:

1. Apakah software tersebut mudah dioperasikan? Software yang mudah dioperasikan tentu saja akan memperkecil risiko kesalahan dan mendukung peningkatan pelayanan kita kepada nasabah.
2. Apakah tampilan pada setiap layar input dan tampilan laporan menarik? Tampilan yang menarik tentu saja akan menyenangkan bagi siapa saja yang mengoperasikan software tersebut, dan harapannya adalah sipemakai akan lebih semangat pada saat bekerja dengan software tersebut.
3. Apakah dapat menghasilkan laporan-laporan yang kita butuhkan? Laporan merupakan informasi yang sangat kita butuhkan, baik dalam operasional sehari-hari, maupun sebagai masukan dalam rangka pengambilan keputusan. Adalah perlu bagi kita untuk meneliti apakah software tersebut dapat memenuhi laporan-laporan yang kita inginkan? Apakah frekwensi penyajian laporan-laporan tersebut sesuai dengan kebutuhan kita?
4. Apakah tersedia parameter-parameter yang dapat dibuat sesuai dengan ketentuan atau kebijakan kita? Ini merupakan unsur yang sangat penting untuk mengetahui seberapa fleksibel software tersebut, apakah dengan parameter yang ada kita dapat mengaplikasikan produk-produk kita?
5. Apakah tuntutan kebutuhan hardware dapat kita penuhi? Perlu sekali bagi kita untuk mengetahui spesifikasi hardware yang dibutuhkan oleh software tersebut.
6. Apakah data dan informasi dikelola dengan aman? Perlu diketahui bagaimana software tersebut mengelola user atau personil yang berwenang mengoperasikan masing-masing fitur yang ada. Apakah metode pengamanan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku?
7. Apakah tersedia fasilitas untuk interface dengan aplikasi lain, terutama dengan aplikasi laporan bulanan Bank Indonesia dan Sistem Informasi Debitur? Jika kedua aplikasi tersebut dapat mendapatkan data secara langsung dari software tersebut, maka akan sangat membantu pelaporan ke Bank Indonesia, dimana kita tidak perlu lagi input ulang data yang sudah ada.
8. Apakah software tersebut dapat menangani proses akhir hari, akhir bulan, dan akhir tahun dengan benar?
9. Bagaimana software tersebut menangani backup data? Bagaimana pula penanganan data kedaluarsa? Apakah semuanya dilakukan dengan baik dan aman?
10. Apakah tersedia fasilitas untuk mengatasi problem yang timbul? Dalam hal terjadi kesalahan, apakah ada petunjuk langkah-langkah apa yang harus dilakukan?
11. Apakah tersedia panduan pemakaian? Panduan pemakaian adalah suatu keharusan, janganlah menganggap remeh, karena sering kali ketiadaan panduan menjadi masalah pada saat terjadinya penggantian personil di kemudian hari.

Selain hal-hal diatas, sebenarnya akan lebih baik kalau kita juga dapat mengetahui bagaimana metode perancangan software tersebut, bahasa apa yang dipakai, database apa yang dipakai (misalnya apakah menggunakan SQL, Access atau lainnya), serta bagaimana bentuk rancangan database tersebut. Dengan mengetahui secara pasti hal-hal teknis perancangan software tentu akan sangat menentukan keandalan suatu software. Perlu diketahui juga bahwa tidak semua programmer mempunyai latar belakang pendidikan yang memadai, sehingga akan sangat mempengaruhi hasil rancangannya. Tentu hal ini sulit bagi orang yang awam di bidang software. Jadi bagaimana dong? Jangan khawatir, kita bisa menggunakan jasa konsultan IT untuk membantu kita pada saat meneliti software tersebut.

PEMILIHAN VENDOR

Terus terang, pemilihan vendor merupakan hal yang paling memusingkan, jauh lebih susah dari pada pemilihan software itu sendiri. Seperti dikatakan di atas, bahwa sebagai pembeli, kita sangat tergantung pada si penjual (pembuat) software tersebut. Kita ketahui, di Indonesia banyak pembuat software, baik yang perorangan maupun perusahaan, pertanyaannya: pilih perorangan atau perusahaan? Kedua-duanya ada kelebihan dan kekurangannya, terutama terkait dengan harga jualnya. Sekarang kita perlu timbang-timbang mana yang lebih menguntungkan untuk kita, tentu saja selain harga, kita perlu mempertimbangkan aspek pelayanan purnajualnya.

Sebenarnya yang paling kita perlukan adalah komitmen dari si pembuat software untuk terus melayani kita. Apakah komitmen tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk janji? sumpah? atau perjanjian tertulis? Apapun bentuknya, kita perlu menyadari berbagai ancaman yang mungkin timbul, misalnya perorangan tersebut berhalangan, atau perusahaan tersebut bubar, dan sebagainya.

Secara logika, pembuat yang perorangan memliki risiko lebih tinggi untuk tidak memenuhi kewajibannya kepada kita, mengapa? Umumnya disebabkan oleh hal-hal berikut:

• tidak punya waktu, karena kliennya terlalu banyak dan tidak bisa ditangani oleh seorang diri;
• yang bersangkutan mendapat pekerjaan lain;
• yang bersangkutan sedang keluar kota;
• yang bersangkutan terjadi konflik pribadi dengan klien;
• yang bersangkutan sakit, atau terparahnya meninggalkan kita semua.

Selain risiko pelayanan, sebenarnya pembuat software perorangan umumnya cenderung kurang sempurna di dalam merancang software dibandingkan dengan hasil rancangan oleh suatu tim, dalam arti tidak semuanya dapat terpikirkan oleh seorang diri dibandingkan oleh sekelompok orang yang bekerja secara tim, ada saja hal-hal yang luput dari pemikirannya atau ada saja hal yang terabaikan.

Secara prinsip, vendor berupa suatu badan hukum tentu lebih baik dibandingkan dengan perorangan, namun ada hal-hal yang perlu kita ketahui, misalnya:

1. Siapa pemiliknya? Apakah pemiliknya punya komitmen dan keseriusan dalam mempertahankan eksistensi perusahaannya?
2. Siapa pengurusnya? Apakah juga punya komitmen dan reputasi dalam menjalankan perusahaan tersebut?
3. Siapa saja kliennya? Apakah klien-klien tersebut merasa bangga menggunakan software-nya? Bila perlu, kita bisa mendapatkan masukan dari para klien tentang software tersebut. Namun perlu diingat, umumnya vendor akan menyodorkan daftar klien yang menurutnya akan memberikan informasi positif baginya.
4. Berapa lama perusahaan tersebut telah beroperasi? Hal ini akan memberi gambaran daya tahan perusahaan tersebut.
5. Berapa banyak kliennya? Banyaknya klien, secara kasat mata dapat menunjukkan reputasi perusahaan tersebut, juga dapat meyakinkan bahwa perusahaan tersebut punya tanggung jawab banyak dan tentu saja akan terus dipertahankan dan sekaligus juga memberinya penghasilan agar dapat tetap exsist.
6. Berapa jumlah staff perusahaan tersebut yang bertugas di bagian pelayanan purnajual? Apakah jumlah staff mampu melayani klien-kliennya?
7. Bagaimana turn-over pegawai di perusahaan tersebut? Apakah perusahaan menjadi kebanggaan bagi pegawainya? Turn-over pegawai yang tinggi merupakan tanda-tanda yang kurang baik bagi kelangsungan perusahaan tersebut.

Untuk mendapatkan informasi tersebut tentu tidaklah mudah, selalu membina hubungan dan komunikasi sesama pengurus BPR mungkin dapat membantu. Alangkah indahnya, apabila kita sesama pengurus BPR mempunyai semangat kebersamaan, semangat untuk membangun citra BPR di mata masyarakat, salah satunya melalui saling memberikan informasi tentang software yang bagus dan handal, dan tentu saja siapa vendor yang baik itu?